La maggior parte delle aziende ha un modello dei costi per la fornitura di applicazioni di posta elettronica e di produttività dei dipendenti, che si aggira di norma sui 25/30 € per dipendente al mese, con google APPS il serviziopassa ad un canone fisso di 40 € all’anno! .

Gmail ha oltre 10 milioni di utenti aziendali. Con Gmail la posta in arrivo può disporre di uno spazio di archiviazione considerevole per ridurre al minimo l’esigenza di eliminare email.  Inoltre, sono disponibili potenti funzionalità di ricerca e threading email/IM di Google. La messaggistica istantanea è incorporata in Gmail, affinché sia possibile rispondere a un’email in tempo reale. Inoltre, il tuo account Gmail è disponibile da qualunque computer: non dovrai più limitarti a rispondere alle email solo dalla tua scrivania. Gmail è facile da utilizzare, ma non semplicistico nelle sue funzionalità. In questo modo si riduce il tempo da dedicare alla formazione dell’utente.

Con Google Calendar puoi visualizzare i calendari di collaboratori e colleghi da un calendario online.
I loro appuntamenti sono visibili accanto ai tuoi, semplificando la pianificazione degli eventi.
Google Calendar può essere inoltre integrato con altri componenti di Google Apps. Puoi comunicare, condividere e collaborare tramite Gmail, Talk e Calendar per ridurre la duplicazione del lavoro e migliorare l’efficienza. Inoltre, decidi tu a chi consentire la visualizzazione delle informazioni del calendario.

Google Talk ti consente di comunicare in modo più efficace ed efficiente. Puoi rispondere a un’email tramite chat; questo consente di disporre effettivamente di una comunicazione in tempo reale e di aumentare la produttività personale e della forza lavoro. Grazie all’integrazione con Gmail, non è necessario alcun provider client. Inoltre, il thread di discussione email/IM cronologico ti consente di includere l’intera cronologia di conversazione e il relativo contesto.

Google Documenti migliora la qualità dell’output consentendo la collaborazione e la discussione del documento in simultanea: più persone in più posizioni possono visualizzare, discutere e modificare lo stesso documento, ovunque e in qualsiasi momento. Inoltre, riduce la duplicazione del lavoro e i problemi relativi al rilevamento di documenti confusi e al controllo delle versioni, eliminando al tempo stesso il problema del superamento dello spazio su disco disponibile e dei limiti della casella di posta dovuti alla procedura standard di scambio di email. Inoltre, Google Documenti dispone di una condivisione protetta. Per accedere a Google Documenti, è sempre necessario eseguire l’accesso allo scopo di evitare l’utilizzo delle informazioni da parte di persone non autorizzate.

La condivisione di filmati video offre alle comunicazioni importanti, come quelle relative alla formazione interna e gli annunci aziendali, maggiore riservatezza, specificità ed efficacia. I dipendenti possono condividere filmati video in modo sicuro con i collaboratori appropriati o con chiunque altro presso l’azienda, senza dover rendere pubbliche informazioni riservate. Google ospita ed esegue il flusso di filmati video in modo sicuro, pertanto i dipendenti non dovranno condividere video tramite email né appesantire la struttura IT per una soluzione video. I dipendenti possono condividere filmati video in modo istantaneo. La visualizzazione e l’annotazione non richiedono alcun software particolare, ma solo un browser standard.

Le aziende utilizzano Google Sites per rendere accessibili informazioni utili. I dipendenti possono creare una Intranet o consentire ai team di progetto di creare siti per acquisire e condividere conoscenze lavorative specifiche. Il controllo sulla versione dei file viene eseguito automaticamente, pertanto è facile eseguire aggiornamenti e ottenere la versione più recente. I formati supportati includono .doc, .xls, .csv,
.ppt, .txt, .pdf e altri ancora. Gli utenti possono visualizzare documenti, fogli di calcolo, presentazioni di Google, video di YouTube, slideshow e gadget di Picasa senza alcuna competenza di programmazione.
La tecnologia di ricerca di Google è incorporata, i dipendenti possono così trovare informazioni aziendali utili con la stessa semplicità con cui farebbero ricerche in Internet. Non sono necessarie capacità di codifica o particolari capacità di IT per aggiornare pagine o creare nuovi siti interni. Questo consente a chiunque di aggiungere conoscenze condivise.