Google Documenti migliora la qualità dell’output consentendo la collaborazione e la discussione del documento in simultanea: più persone in più posizioni possono visualizzare, discutere e modificare lo stesso documento, ovunque e in qualsiasi momento. Inoltre, riduce la duplicazione del lavoro e i problemi relativi al rilevamento di documenti confusi e al controllo delle versioni, eliminando al tempo stesso il problema del superamento dello spazio su disco disponibile e dei limiti della casella di posta dovuti alla procedura standard di scambio di email. Inoltre, Google Documenti dispone di una condivisione protetta. Per accedere a Google Documenti, è sempre necessario eseguire l’accesso allo scopo di evitare l’utilizzo delle informazioni da parte di persone non autorizzate.